„Im większą masz władzę, tym większą musisz mieć cierpliwość”

        – Seneka –

Kodeks Dobrych Praktyk Spółdzielczych

Dobre praktyki funkcjonowania organów statutowych

1) walnego zgromadzenia (zebrania przedstawicieli)
• walne zgromadzenie (zebranie przedstawicieli) należy zwoływać z bezwzględnym przestrzeganiem zasad określonych w statucie spółdzielni. Przy wyborze miejsca i czasu należy w miarę możliwości uwzględnić interesy osób uprawnionych do uczestnictwa w obradach,
• na walnym zgromadzeniu (zebraniu przedstawicieli) powinni być obecni członkowie Rady Nadzorczej, Zarządu a także główny księgowy. Osoby te udzielają obradującym wyjaśnień i informacji,
• prezydium zebrania obowiązane jest zapewnić jego uczestnikom możliwość i swobodę wypowiedzi,
• jeżeli w roku, w którym odbywa się zebranie prowadzone było w spółdzielni badanie sprawozdania finansowego lub/i badanie lustracyjne, spółdzielnia zaprosić powinna biegłego rewidenta lub/i lustratora, którzy mogą udzielić odpowiedzi na ewentualne pytania,
• walne zgromadzenie (zebranie przedstawicieli) obok problematyki społeczno-gospodarczej powinno mieć zapewnioną pełną informację o działalności organów przedstawicielskich,
• szczegółowe zasady przeprowadzenia obrad powinien określać regulamin obrad uchwalony przez zebranych.

2) rady nadzorczej
• rada nadzorcza, będąc niezależnym organem samorządowym, winna mieć zapewnione warunki całkowitej niezależności w podejmowaniu decyzji i działań w ramach statutowych uprawnień i w takim zakresie, w jakim za skutki swojej decyzji odpowiada,
• w kolegialnej pracy rady nadzorczej obiektywizm i bezstronność, obok kompetencji stanowią podstawową zasadę działalności,
• członek rady nadzorczej powinien reprezentować wysoki poziom moralny i etyczny oraz być w stanie poświęcić niezbędną ilość czasu, pozwalającą mu w sposób właściwy wykonywać swoje funkcje w radzie nadzorczej. Kandydatury na członków rady nadzorczej powinny być zgłaszane z uzasadnieniem celem umożliwienia świadomego wyboru,
• w swoich działaniach członek rady powinien przede wszystkim kierować się interesem spółdzielni, wystrzegać się osobistych uprzedzeń i angażowania się w sytuacje konfliktowe, które mogą spowodować naruszenie zasady obiektywizmu i bezstronności,
• członek rady nadzorczej wykonując swoje czynności nadzorcze i kontrolne, a także wyrażając opinie i oceny powinien opierać się wyłącznie na przesłankach sprawdzonych i uzasadnionych merytorycznie,
• posiedzenia rady nadzorczej, z wyjątkiem spraw dotyczących bezpośrednio Zarządu lub jego członków, powinny być dostępne i jawne dla członków zarządu,
• rada nadzorcza powinna działać zgodnie z regulaminem, który jest jawny dla wszystkich członków spółdzielni,
• członek rady nadzorczej nie może uczestniczyć w posiedzeniu rady i głosować podczas rozpatrywania sprawy związanej z osobistym interesem, bądź z interesem kogoś z rodziny lub osoby, z którą łączą go inne niż rodzinne powiązania,
• w przypadku gdy zaistnieje konflikt interesów, członek rady nadzorczej powinien poinformować o tym fakcie pozostałych członków rady,
• czynności kontrolne podejmowane przez radę nadzorczą powinny odbywać się według uchwalonego przez radę planu kontroli,
• członkowie rady nadzorczej powinni zachować w poufności wszelkie informacje dotyczące działalności spółdzielni mogące mieć wpływ na zachowanie jej konkurencyjności.

3) zarządu
• zarząd powinien dbać o przejrzystość i efektywność zarządzania spółdzielnią oraz prowadzenie jej spraw zgodnie z przepisami prawa, międzynarodowymi zasadami spółdzielczymi, niniejszym kodeksem oraz interesami wszystkich członków spółdzielni,
• granicą podejmowanych przez zarząd spółdzielni decyzji powinno być uzasadnione ryzyko gospodarcze. Przy ustalaniu interesu spółdzielni należy brać pod uwagę uzasadnione w długookresowej perspektywie interesy członków spółdzielni oraz jej pracowników,
• przy dokonywaniu transakcji z osobami, których interesy wpływają lub mogą mieć wpływ na interes spółdzielni, w szczególności z osobami powiązanymi więziami rodzinnymi lub osobistymi z członkami organów spółdzielni, zarząd powinien działać ze szczególną starannością aby transakcje były dokonywane na warunkach rynkowych,
• członek zarządu powinien zachować pełną lojalność wobec spółdzielni i uchylać się od działań, które mogłyby prowadzić do realizacji własnych korzyści materialnych,
• o każdym konflikcie interesów, który wystąpił lub może wystąpić, członkowie zarządu zobowiązani są niezwłocznie poinformować radę nadzorczą,
• zarząd spółdzielni ma obowiązek zapewnić członkom spółdzielni w odpowiednim czasie, trybie i zakresie rzetelną i klarowną informację o kondycji spółdzielni, jej problemach ekonomicznych i społecznych oraz planach rozwojowych. Ograniczenie jawności informacji może wynikać jedynie z przepisów ogólnie obowiązujących, bądź w przypadku, gdy istnieje uzasadniona obawa, że mogą zostać naruszone interesy spółdzielni lub czyjeś dobra osobiste,
• wynagrodzenia członków zarządu ustala rada nadzorcza na podstawie jednakowych i przejrzystych zasad, biorąc pod uwagę:

a) charakter motywacyjny wynagrodzenia,
b) konieczność zapewnienia profesjonalnego i efektywnego zarządzania spółdzielnią,
c) wielkość spółdzielni,
d) zachowanie rozsądnej relacji wysokości wynagrodzenia do wyników ekonomicznych spółdzielni,
e) zakres odpowiedzialności wynikającej z pełnionej funkcji,
f) poziom wynagrodzenia członków za-rządu w spółdzielniach o podobnym poziomie rozwoju.